In de wereld van accountancy is nauwkeurig en veilig documentbeheer cruciaal. Met de overstap naar digitale documentatie en cloudopslag, zoals SharePoint DMS van Irrus, kunnen accountants efficiënter en veiliger werken. Hier zijn enkele best-practices voor accountants om optimaal gebruik te maken van cloudgebaseerd documentbeheer en de waarde van hun data te maximaliseren.
1. Kies voor een veilige cloudoplossing
Veiligheid begint bij het kiezen van de juiste cloudoplossing. SharePoint, onderdeel van Microsoft 365, biedt een robuust en veilig platform voor documentbeheer. Met ingebouwde beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, versleutelde verbindingen en geavanceerde toegangscontrole, zorgt SharePoint ervoor dat vertrouwelijke informatie veilig blijft.
2. Implementeer duidelijke toegangsrechten
Toegang tot documenten moet strikt worden gecontroleerd. In SharePoint kun je eenvoudig toegangsrechten toewijzen op basis van rollen en verantwoordelijkheden binnen je organisatie. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang en zorgt ervoor dat alleen de juiste personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
3. Gebruik versiebeheer
Versiebeheer is een essentiële functie binnen SharePoint. Het stelt je in staat om verschillende versies van een document bij te houden, zodat je altijd terug kunt gaan naar een eerdere versie indien nodig. Dit voorkomt verlies van belangrijke informatie en vergemakkelijkt het bijhouden van wijzigingen.
4. Maak gebruik van metadata
Het toevoegen van metadata aan documenten, zoals klantnamen, documentsoorten en relatienummers, maakt het eenvoudiger om documenten te organiseren en terug te vinden. Dit zorgt niet alleen voor een betere structuur, maar verbetert ook de zoekfunctie van SharePoint, waardoor je sneller de benodigde documenten kunt vinden.
5. Integreer met andere tools
Een groot voordeel van SharePoint is de naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools zoals Teams, OneNote en Planner. Door deze integratie kunnen accountants al hun documenten, notities en taken op één plek beheren, wat de efficiëntie en samenwerking binnen teams vergroot.
6. Beheer bewaartermijnen en AVG-compliance
Accountants moeten voldoen aan strenge wet- en regelgeving, zoals de AVG en Wwft. Microsoft 365 biedt functies om bewaartermijnen te beheren en ervoor te zorgen dat documenten op de juiste manier worden gearchiveerd en verwijderd. Dit helpt je om altijd compliant te zijn met de laatste regelgeving.
7. Regelmatige back-ups en disaster recovery
Ondanks de betrouwbaarheid van cloudoplossingen is het belangrijk om regelmatig back-ups te maken en een disaster recovery-plan te hebben. Microsoft 365 zorgt automatisch voor back-ups en biedt uitgebreide herstelopties, zodat je snel kunt herstellen in geval van gegevensverlies.
8. Train je team
Technologie is slechts zo sterk als de mensen die het gebruiken. Zorg ervoor dat je team goed getraind is in het gebruik van SharePoint en de best-practices voor veilig documentbeheer. Regelmatige training en updates helpen bij het voorkomen van menselijke fouten en vergroten de algehele veiligheid.
9. Structureren en beveiligen van klantdossiers
Wanneer je klantdossiers op de juiste manier structureert en beveiligt binnen SharePoint, leg je de basis voor een waardevolle data-infrastructuur. Door gebruik te maken van metadata, toegangsrechten en beveiligingsprotocollen, zorg je ervoor dat je data georganiseerd, doorzoekbaar en beschermd is. Dit stelt je in staat om toekomstige technologieën zoals AI-tools en Copilot effectief in te zetten.
10. Verhoog de waarde van je data met behulp van nieuwe (AI) technieken
Met goed gestructureerde en beveiligde klantdossiers in SharePoint, kun je de waarde van je data enorm vergroten door AI-tools zoals Microsoft Copilot in te zetten. Copilot kan helpen bij het automatiseren van routinetaken, het analyseren van grote hoeveelheden data en het genereren van inzichten die je anders misschien zou missen. Dit kan leiden tot efficiënter werken, betere besluitvorming en uiteindelijk een hogere klanttevredenheid.
Conclusie
Door het implementeren van deze best-practices kunnen accountants profiteren van een efficiënt en veilig documentbeheer in de cloud. Met de oplossingen van Irrus en het gebruik van SharePoint DMS, kun je vertrouwen op een solide basis voor al je documentbeheerbehoeften. Door je data goed te structureren en beveiligen, ben je klaar voor de toekomst en kun je optimaal profiteren van de mogelijkheden die AI-tools zoals Copilot bieden.
Wil je meer weten over hoe Irrus jouw accountantskantoor kan helpen met veilig documentbeheer in de cloud? Neem dan contact met ons op voor een (online) demo en ontdek de mogelijkheden.
