Uw projectdocumenten wèl terugvinden in SharePoint Online?

Reacties zijn uitgeschakeld

Werken in projecten

Veel bedrijven werken projectmatig. Projecten worden door projectleiders gevolgd en geadministreerd in een gespecialiseerd softwarepakket voor projectadministratie – facturatie en resourceplanning. Project gerelateerde documenten en bestanden worden door de projectleden netjes opgeslagen in OneDrive en SharePoint.

So far so good?

Door een rijke historie aan projecten en een veelal ongestructureerde inrichting van SharePoint, blijft het vaak lastig om makkelijk (project)documenten terug te vinden. Er is geen relatie tussen de (gestructureerde) projectgegevens in de projectadministratie en de opgeslagen projectbestanden in SharePoint. Hierdoor is het niet mogelijk om met een eenvoudige zoekopdracht een selectie te maken van de bestanden op basis van klantnamen en -nummers, projectnamen en -nummers of andere project gerelateerde metadata.

Koppel uw projectadministratie aan Office 365

Met een koppeling tussen uw projectadministratie en Office 365, kan automatisch voor ieder project dat wordt opgevoerd in de projectadministratie, een nieuwe Office 365 groep worden aangemaakt. Ieder project krijgt zo een eigen portaal voor online samenwerken èn een eigen documentbibliotheek in SharePoint.

Relevante project metadata zoals klantnaam, klantnummer, projectnaam en projectnummer worden overgenomen van het opgevoerde project uit de projectadministratie, zodat projectdocumenten automatisch hiermee worden gekenmerkt op het moment dat ze worden opgeslagen in de documentbibliotheek in SharePoint.

Met behulp van de zoekfunctie in de projectcatalogus kunnen projectmedewerkers eenvoudig, op een ‘Google-achtige’ manier zoeken in de projectbestanden en selecties maken van documenten uit andere projecten. Hierbij worden dezelfde kenmerken gebruikt zoals in de projectadministratie.

Naast een eigen documentbibliotheek en SharePoint projectportaal, wordt voor ieder project een gedeelde mailbox, een ‘Microsoft Planner’ en een OneNote projectnotitieblok aangemaakt. Met ‘Microsoft Teams‘ krijgt ieder project een eigen ‘chat-based workspace’ om veilig en mobiel samen te werken aan een project. Met een dergelijke inrichting kan alle informatie in een project op een gestructureerde manier worden ontsloten in uw Office 365 omgeving.

Kenmerken van onze oplossing

  • Automatische configuratie van Office 365 voor projectmatig werken op basis van uw huidige projectadministratie
  • Werkt voor (vrijwel) iedere projectadministratie
  • Veilig online samenwerken aan projecten
  • Externe projectleden (licentievrij) toegang geven tot projectdocumentatie
  • Geen technisch beheer
  • Eenvoudig te implementeren

Meer informatie?

Stel een vraag met behulp van het contactformulier of neem contact op met één van onze specialisten: 0413-322013


Over de auteur

Niels Vervoort
Niels Vervoort