Voor iedere klant en ieder project een documentbibliotheek in SharePoint

Met de SharePoint koppeling voor Simplicate maak je in SharePoint Online/Office 365 automatisch documentbibliotheken aan voor klanten, projecten of contacten uit Simplicate. Iedere bibliotheek krijgt een vaste mappenstructuur, zodat alle gerelateerde bestanden gestructureerd worden opgeslagen. De SharePoint documentbibliotheek is vanuit Simplicate met één klik te openen. 

Documentbibliotheek met 1 klik te openen vanuit Simplicate

Documentbibliotheek met één klik te openen vanuit Simplicate

Als alle klant- en project gerelateerde documenten en bestanden zijn opgeslagen in een SharePoint bibliotheek, komen krachtige standaardfuncties in SharePoint beschikbaar: 

  • Versiebeheer 
  • Offline en online synchronisatie 
  • Uitgebreide zoekfunctie 
  • Mobiele toegang 
  • Externe toegang 
  • Workflow 
  • Zoekfunctie (search) 
Voor iedere klant in Simplicate is er een documentbibliotheek met een vaste mappenstructuur

Voor iedere klant in Simplicate is er een documentbibliotheek met een vaste mappenstructuur

Toegang

Toegangsrechten worden door de SharePoint koppeling automatisch geregeld. Zo kunnen bijvoorbeeld leden van een project in Simplicate automatisch rechten krijgen op de SharePoint bibliotheek van het project. Specialistische kennis voor het inrichten van SharePoint en Office 365 is niet vereist. De inrichting van Simplicate bepaalt de structuur in SharePoint. 

Toegangsrechten worden overgenomen uit Simplicate

Iedere gebruiker met een zakelijke Office 365 licentie mag de dossiers in SharePoint gebruiken als deze beschikt over de juiste toegangsrechten. Er is geen licentie van Simplicate nodig om de SharePoint bibliotheken te benaderen. Externe klanten of partners kunnen licentievrij worden uitgenodigd om (delen van) een bibliotheek te gebruiken. 

Documenten uit Simplicate

Indien gewenst worden de documenten die door Simplicate zijn gemaakt of in Simplicate worden opgeslagen, automatisch overgenomen in een corresponderende SharePoint bibliotheekZo ontstaat er een compleet dossier met een rechtstreekse verbinding tussen SharePoint en Simplicate. 

Het is in Simplicate op dit moment niet mogelijk om een document te vervangen door een link naar het document in SharePointDaarom wordt er een kopie van het document opgeslagen in SharePoint. 

Zoekfunctie

Alle bestanden en documenten die in SharePoint worden opgeslagen worden automatisch voorzien van relevante metadata uit Simplicate. Hierdoor kan de zoekfunctie van SharePoint worden gebruikt om 360-graden dossiers te maken. Daarnaast worden alle documenten ook op inhoud geïndexeerdzodat je zeer eenvoudig documenten kunt terugvinden. 

Zoekfunctie Office 365 gekoppeld aan Simplicate

Zoekfunctie Office 365 gekoppeld aan Simplicate

Bestandssynchronisatie

Iedere SharePoint bibliotheek kan worden gesynchroniseerd met een eigen laptop of pc (ook MAC). Hierdoor ontstaat er een lokale kopie van een bibliotheek in SharePoint. Zo kun je offline verder werken met je bestanden en documenten. Het systeem synchroniseert alle bestanden weer, zodra er een internetverbinding beschikbaar is. 

Lokaal gesynchroniseerde kopie van een klantbibliotheek

Lokaal gesynchroniseerde kopie van een klantbibliotheek

OneNote notitieblok

Naast een documentbibliotheek in SharePoint, wordt er ook automatisch een OneNote notitieblok aangemaakt. Dit notitieblok kan worden gebruikt door een projectteam of door accountverantwoordelijken voor het maken en delen van aantekeningen en notulen.  

Voor iedere klant of project een OneNote notitieblok

Voor iedere klant of project een OneNote notitieblok

Microsoft Teams

Met de SimplicateSharePoint koppeling is het ook mogelijk om automatisch Microsoft Teams aan te maken en in te richten. Zo kan er automatisch een projectteam worden aangemaakt bij de start van een nieuw project. Ook kan er een nieuw kanaal worden aangemaakt in het klantenteamDe koppeling biedt uitgebreide mogelijkheden om binnen Teams berichten te posten of ‘tabs’ aan te maken voor het ontsluiten van specifieke informatie. 

Informeer gerust naar wat Microsoft Teams voor jouw organisatie kan betekenen! 

Automatische inrichting van Microsoft Teams op basis van je Simplicate administratie

Automatische inrichting van Microsoft Teams op basis van je Simplicate administratie