De accountancy-branche is in beweging. Nieuwe technologieën en veranderende klantbehoeften zorgen voor een verschuiving in de markt van systemen en leveranciers. Traditionele leveranciers verliezen terrein, mede door customer lock-in strategieën die niet meer aansluiten bij de moderne eisen van accountantskantoren. Steeds vaker krijgen wij bij Irrus het verzoek om kantoren te begeleiden bij de transitie van een ‘oud’ DMS zoals bijvoorbeeld Hyarchis DM naar SharePoint. Hoewel deze overstap vaak als ingewikkeld wordt gezien, bewijst onze gestandaardiseerde en bewezen aanpak het tegendeel.
De zorgen bij een overstap
De grootste zorgen van accountants bij een overstap van Hyarchis DM naar een nieuw DMS hebben meestal te maken met:
- Dataverlies: Het risico dat belangrijke documenten en klantgegevens verloren gaan tijdens de migratie.
- Continuïteit: De vrees dat de dagelijkse bedrijfsvoering wordt verstoord.
- Complexiteit: De angst dat de nieuwe systemen te complex zijn en een steile leercurve vereisen.
Onze aanpak: gestandaardiseerd en bewezen
Bij Irrus begrijpen we deze zorgen. Daarom hebben we een aanpak ontwikkeld die specifiek is gericht op het soepel en efficiënt laten verlopen van de transitie.
Voorbereiding en planning
- Inventarisatie van de huidige situatie: We beginnen met een grondige inventarisatie van de huidige documentmanagementsituatie binnen Hyarchis DM. Welke documenten zijn er, welke checklisten, checklistitems en andere kenmerken zijn eraan gekoppeld, en hoe zijn de werkprocessen ingericht?
- Duidelijke roadmap: Op basis van deze inventarisatie stellen we een duidelijke roadmap op, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe de migratie zal verlopen.
Dataconversie
- Behouden van belangrijke kenmerken: Een van de belangrijkste aspecten van de migratie is het behouden van belangrijke kenmerken van de data. Dit betekent dat metadata, zoals klant- en dossiergegevens, nauwkeurig worden overgezet naar SharePoint.
- Gebruik van migratietools: We maken gebruik van geavanceerde migratietools die speciaal zijn ontworpen voor het overzetten van data uit Hyarchis DM naar SharePoint. Deze tools zorgen ervoor dat de data niet alleen correct, maar ook snel wordt overgezet.
Implementatie en training
- Stapsgewijze implementatie: De implementatie van SharePoint gebeurt stapsgewijs. Dit betekent dat we beginnen met een pilotgroep binnen het kantoor, zodat we eventuele kinderziektes snel kunnen identificeren en oplossen.
- Training en ondersteuning: We zorgen ervoor dat alle medewerkers goed getraind worden in het gebruik van SharePoint. Daarnaast bieden we uitgebreide ondersteuning na de implementatie om ervoor te zorgen dat iedereen zich snel thuis voelt in het nieuwe systeem.
Continuïteit en optimalisatie
- Minimale verstoring van de bedrijfsvoering: Door onze gestandaardiseerde aanpak zorgen we ervoor dat de overstap minimale verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering met zich meebrengt. Dit betekent dat uw kantoor gewoon door kan werken tijdens de migratie.
- Optimalisatie van werkprocessen: Na de migratie kijken we samen met u naar mogelijkheden om werkprocessen verder te optimaliseren. SharePoint biedt tal van functionaliteiten die uw werk efficiënter kunnen maken, zoals workflow automatisering en geavanceerde zoekfuncties.
Conclusie
De overstap van jouw huidige oplossing voor documentopslag naar SharePoint hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Met de gestandaardiseerde en bewezen aanpak van Irrus kunt u erop vertrouwen dat de migratie soepel verloopt, zonder dataverlies en met minimale verstoring van uw dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast profiteert u van de vele voordelen die SharePoint te bieden heeft, zoals betere documentbeveiliging, geavanceerde zoekfuncties en integratie met andere Microsoft 365 applicaties.
Bent u klaar voor de overstap of heeft u vragen over onze aanpak? Neem dan gerust contact op met Irrus voor een vrijblijvend adviesgesprek of een online demo. Samen zorgen we ervoor dat uw kantoor klaar is voor de toekomst.
