angle-border-white

Complete dossiervorming met SharePoint Online en Microsoft Teams 

28 oktober 2019

De best gestructureerde bedrijfscommunicatie. Door het gebruik van Office 365 worden alle documenten opgeslagen. Dit gebeurt veilig en plaats onafhankelijk. E-mailverkeer en afspraken worden bijgehouden in Exchange. Voor het bewaren van telefoongesprekken en conversaties gebruik je Skype of Teams. Aantekeningen worden gemaakt en opgeslagen in OneNote en plannen en taken worden beheerd in Planner. Het zijn allemaal geavanceerde programma’s die zeer gebruiksvriendelijk zijn. Regelmatig worden er toepassingen aan Office 365 toegevoegd en verbeterd.

SharePoint als volwaardig Document Management Systeem (DMS)

SharePoint is één van de waardevolste applicaties binnen je Office 365 abonnement. Met behulp van SharePoint richt je een volwaardige Document Management omgeving in die perfect aansluit op de bedrijfsvoering van een organisatie. Informatiebeleid en beveiliging worden automatisch toegepast op alle opgeslagen documenten. Hierdoor kun je makkelijk voldoen aan de wet- en regelgeving met betrekking tot AVG en bewaartermijnen.

Gebruikers van SharePoint kunnen gewoon werken in eigen mapjes en folders zonder dat er een ongecontroleerde of onveilige wildgroei ontstaat. Zij krijgen toegang tot alle beschikbare bestanden over klanten, projecten, medewerkers, locaties en producten. Een projectmanager kan direct communiceren met een projectteam. Hij ziet de planning- en urenregistraties, maakt notulen beschikbaar en archiveert e-mailcommunicatie. Alle relevante gegevens zijn voor het hele projectteam beschikbaar.

Gestructureerde versus ongestructureerde data

Een compleet dossier bestaat uit meer dan alleen documenten. Belangrijke klantgegevens, projectinformatie en gegevens over medewerkers en producten wordt onderhouden in een ERP of administratiepakket. De informatie die hierin wordt opgeslagen noemen we gestructureerde data.

Pdf-bestanden, Office documenten, e-mails, telefoongesprekken en aantekeningen worden veelal bewaard op een gedeelde netwerkschijf of binnen programma’s van Office 365 zoals SharePoint, Outlook, OneNote, OneDrive, Planner, Teams en Skype. Deze gegevens noemen we ongestructureerde data.

Een compleet klant-, project- of medewerkersdossier bevat ongestructureerde data en gestructureerde data. De uitdaging is om op een gebruiksvriendelijke manier deze twee werelden bij elkaar te brengen, zonder dat er specialistische kennis nodig is van SharePoint of andere toepassingen van Office 365.

Irrus zorgt met SharePoint en standaard koppelingen voor een optimale inrichting van een document management oplossing. Deze worden perfect afgestemd op de specifieke wensen van elk bedrijf.

Complete dossiervorming

Door je administratie te koppelen aan Microsoft Teams/SharePoint, worden de gestructureerde data uit backend systemen gecombineerd met (on)gestructureerde gerelateerde gegevens in Office 365. Als er bijvoorbeeld een nieuw project wordt aangemaakt in de projectadministratie, dan wordt automatisch een bijbehorende documentbibliotheek aangemaakt in SharePoint. De gegevens van het project, zoals het projectnummer, het klantnummer en de projecttitel, worden overgenomen uit de projectadministratie als metadata van de documenten. Deze worden in de bibliotheek opgeslagen. Hierdoor ontstaat in SharePoint een dossier, dat direct gekoppeld en gerelateerd is aan de administratie.

Deze voordelen brengt SharePoint als document management oplossing met zich mee:

  • Versiebeheer
  • Offline synchronisatie
  • Uitgebreide zoekfunctie
  • Mobiele toegang (Apple, Android)
  • Externe toegang (delen met gebruikers buiten de eigen organisatie)
  • Workflow (zoals goedkeuring, feedback vragen, reminders zetten en controles)

Met één klik open je een dossier in SharePoint, rechtstreeks vanuit je administratie. Pdf-documenten die worden aangemaakt en opgeslagen door het administratiepakket, kunnen automatisch worden gesynchroniseerd naar de gerelateerde documentbibliotheek in SharePoint.

Zoekfunctie

De zoekfunctie van Office 365 en SharePoint is zeer krachtig. Alle opgeslagen gegevens in Office 365 worden geïndexeerd en zijn dus doorzoekbaar. De zoekresultaten zijn ‘security-trimmed’. Dat wil zeggen, dat je alleen zoekresultaten krijgt van gegevens waar jij toegang tot hebt. Daarnaast worden de zoekresultaten gesorteerd op relevantie, zodat de voor jou meest relevante documenten en bestanden bovenaan worden weergeven. Door een koppeling met de klant/projectadministratie zijn documenten terug te vinden op basis van bijvoorbeeld een projectnummer of klantnaam.

Microsoft Teams

Wanneer de projectadministratie door ons is gekoppeld aan Office 365/SharePoint, ontstaat er een gestructureerde inrichting die direct geschikt is voor gebruik in Microsoft Teams. Projectleden, die in de projectadministratie zijn toegewezen aan een project, worden automatisch lid van het gerelateerde projectteam in Microsoft Teams. Ieder nieuw Team krijgt automatisch een configuratie die door het beleid van de organisatie wordt bepaald. Hiermee voorkom je een wildgroei aan Teams en/of complex applicatiebeheer.

Gebruikers hebben vanuit één applicatie directe toegang tot hun documenten, taken, notities en gesprekken zonder te hoeven na te denken welke Office 365 applicatie hiervoor is ingericht.

Onze koppelingen

Wij integreren ieder ERP-systeem of administratie met Microsoft Teams / SharePoint. Deze dienen dan over een programmeerinterface (API) te beschikken. Wij hebben diverse kant en klare koppelingen voor verschillende administraties beschikbaar. Hiermee bieden we gestandaardiseerde document management inrichtingen in SharePoint aan.

Op dit moment hebben we standaard SharePoint DMS-oplossingen voor Timewax, Simplicate en Dynamics NAV (Business Central). Informeer gerust even bij ons of jouw systeem gekoppeld kan worden met Office 365.

Nieuwsgierig? Neem gerust contact met ons op voor een (online) demo.