Ransomware is een nachtmerrie voor veel organisaties, en accountantskantoren zijn hierop geen uitzondering. Als je toegang tot belangrijke klant- en bedrijfsgegevens ineens wordt geblokkeerd, kan dit ernstige gevolgen hebben voor je dagelijkse werkzaamheden én je reputatie. Gelukkig biedt SharePoint Online, in combinatie met de beveiligingsmaatregelen van Microsoft 365, uitstekende mogelijkheden om ransomware-aanvallen te voorkomen en je data te herstellen als het toch misgaat. In deze blog leggen we uit wat ransomware precies is, hoe SharePoint je kan beschermen en hoe je kunt zorgen dat jouw accountancykantoor goed voorbereid is.
Wat is ransomware?
Ransomware is een type malware dat bestanden op je computer, netwerk of cloudomgeving versleutelt, waardoor je geen toegang meer hebt tot je data. Vervolgens eisen de cybercriminelen een losgeldbedrag om je bestanden terug te krijgen. In veel gevallen is er geen garantie dat je na betaling daadwerkelijk weer toegang krijgt. Het voorkomen van een aanval is dus cruciaal.
Hoe helpt SharePoint Online je beschermen tegen ransomware?
SharePoint Online, onderdeel van Microsoft 365, biedt diverse tools en functies die ransomware-aanvallen kunnen helpen voorkomen of beperken. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste functies.
1. Versiebeheer: terug naar een schone kopie
Eén van de krachtigste functies van SharePoint Online is versiebeheer. Elke wijziging aan een document wordt opgeslagen als een nieuwe versie. Als bestanden door ransomware zijn versleuteld, kun je eenvoudig een eerdere, niet-geïnfecteerde versie herstellen. Dit kan handmatig per document, of zelfs op grotere schaal via de optie “Bestandherstel” in OneDrive en SharePoint.
2. Detectie van verdachte activiteiten
Microsoft 365 gebruikt slimme algoritmes en machine learning om verdachte activiteiten te detecteren. Wanneer bijvoorbeeld een groot aantal bestanden in korte tijd wordt gewijzigd of verwijderd (zoals bij een ransomware-aanval), stuurt het systeem automatisch meldingen naar de beheerders. Dit stelt je in staat om snel actie te ondernemen en verdere schade te beperken.
3. Recyclebin en tweede-fase prullenbak
Zelfs als bestanden worden verwijderd of overschreven door ransomware, kun je deze terughalen via de recyclebin (prullenbak) van SharePoint. Bovendien biedt SharePoint een tweede-fase prullenbak waar bestanden nog 93 dagen beschikbaar blijven nadat ze uit de gewone prullenbak zijn verwijderd. Dit extra vangnet kan cruciaal zijn als een aanval pas laat wordt opgemerkt.
4. Toegangsbeheer en rechteninstellingen
Ransomware verspreidt zich vaak via onveilige gebruikersaccounts of gedeelde mappen. Met SharePoint Online kun je toegang tot documenten beperken tot specifieke gebruikers of groepen. Ook kun je instellen dat bestanden alleen kunnen worden geopend vanuit goedgekeurde apparaten of locaties. Hiermee voorkom je dat kwaadwillenden eenvoudig toegang krijgen tot belangrijke data.
5. Back-ups en retentiebeleid
Hoewel SharePoint Online geen traditionele back-up biedt, heeft Microsoft wel robuuste back-up- en herstelmogelijkheden op serverniveau. Mocht er toch iets misgaan, dan kan Microsoft helpen om gegevens tot 14 dagen terug te herstellen. Daarnaast kun je in SharePoint een retentiebeleid instellen om belangrijke documenten langer te bewaren en te beschermen tegen ongeautoriseerde wijzigingen of verwijdering.
Wat kun je zelf doen om ransomware te voorkomen?
Naast de ingebouwde beveiligingsfuncties van SharePoint, zijn er ook een aantal praktische stappen die je als accountantskantoor kunt nemen om het risico op ransomware te minimaliseren:
- Train je medewerkers. Veel ransomware-aanvallen beginnen met phishing-e-mails. Zorg dat je team weet hoe ze verdachte e-mails en links kunnen herkennen.
- Beperk rechten. Geef medewerkers alleen toegang tot bestanden en mappen die ze écht nodig hebben voor hun werk. Dit beperkt de impact van een eventuele aanval.
- Gebruik multi-factor authenticatie (MFA). MFA maakt het veel moeilijker voor aanvallers om toegang te krijgen tot accounts, zelfs als inloggegevens worden gestolen.
- Implementeer beleid voor updates. Zorg ervoor dat alle apparaten en software up-to-date zijn om kwetsbaarheden te minimaliseren.
- Maak gebruik van externe koppelingen veilig. Deel documenten extern via SharePoint alleen met strikte toegangsrechten, zoals wachtwoordbescherming en vervaldatums.
Hoe kan Irrus helpen?
Het beveiligen van je data tegen ransomware lijkt misschien overweldigend, maar gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Bij Irrus helpen we accountantskantoren met het optimaal inrichten van hun SharePoint DMS en andere Microsoft 365-oplossingen. Dankzij onze ervaring met best-practices in de accountancysector zorgen we dat je documenten en workflows niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook maximaal beschermd tegen bedreigingen zoals ransomware.
Daarnaast richten we SharePoint zo in dat je eenvoudig gebruik kunt maken van alle beveiligingsfuncties, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid. Van toegangsbeheer tot versiebeheer: we zorgen dat alles goed geregeld is.
Conclusie
Ransomware vormt een serieuze bedreiging voor accountantskantoren, maar met de juiste tools en maatregelen kun je de impact van een aanval aanzienlijk beperken of zelfs volledig voorkomen. SharePoint Online biedt een robuuste set functies die je helpen je data te beschermen, snel te herstellen na een aanval en je kantoor operationeel te houden. Wil je zeker weten dat jouw SharePoint DMS optimaal is ingericht voor beveiliging en compliance? Neem contact op met Irrus en ontdek hoe wij je kunnen helpen.
Bescherm je data, bescherm je kantoor. Wacht niet tot het te laat is!
