Als accountant werk je dagelijks met verschillende softwarepakketten, waarin je essentiële klantgegevens en bestanden opslaat. Helaas leidt dit vaak tot een versnipperd landschap van data: documenten staan verspreid over systemen en applicaties van verschillende leveranciers, die graag willen dat je kantoor aan hun platform gebonden blijft. Maar hoe houd je grip op je data en creëer je een toekomstbestendige oplossing die dient als fundament voor je digitale transformatie? Hier zijn de belangrijkste stappen die je kunt zetten.
Kies een toekomstbestendig platform zoals Microsoft 365
Eén van de grootste uitdagingen is het kiezen van een platform dat niet alleen aansluit op de huidige behoeften van je kantoor, maar ook toekomstbestendig is. Microsoft 365, met SharePoint en Teams als kernonderdelen, biedt een solide basis voor digitale dossiervorming. Het combineert flexibiliteit, beveiliging, en schaalbaarheid en wordt voortdurend doorontwikkeld door Microsoft. Met dit platform beheer je niet alleen al je data op één centrale plek, maar profiteer je ook van integratie met andere applicaties en innovatieve tools zoals AI en workflowoptimalisatie.
Neem afscheid van eigen servers en verouderde software
Het beheren van eigen servers is vaak duur, arbeidsintensief en beperkt in flexibiliteit. Door over te stappen naar een cloudomgeving zoals Microsoft 365 verminder je de afhankelijkheid van fysieke hardware en maak je ruimte voor efficiënter werken. Je hoeft geen rekening meer te houden met complexe updates en hebt altijd toegang tot de laatste versies van je tools.
Kies voor tools met een goede API
Let bij het selecteren van softwarepakketten op de beschikbaarheid van een goede API met openbare documentatie. Een API (Application Programming Interface) is essentieel voor het koppelen van verschillende systemen. Laat je niet verleiden door leveranciers die beloven “dat een koppeling snel beschikbaar komt.” Kies direct voor tools die écht kunnen communiceren met je Microsoft 365-platform en vraag een leverancier of IT-adviseur om je hierin te ondersteunen.
Maak een compleet klantdossier
Een goede digitale dossiervorming staat of valt met volledigheid. Zorg ervoor dat alle klantgerelateerde documenten, bestanden, e-mails en notities worden opgeslagen in één centrale bibliotheek binnen SharePoint. Combineer gestructureerde data, zoals klantgegevens uit je CRM, met ongestructureerde data, zoals pdf-bestanden en Office-documenten, in één dossier.
Dankzij metadata en automatische synchronisatie wordt de data niet alleen overzichtelijk, maar ook snel terugvindbaar. Je voorkomt losse mappenstructuren en creëert een krachtig overzicht van al je klantdossiers.
Beveilig content op basis van rollen en functies
Data is pas waardevol als het goed beveiligd is. Binnen Microsoft 365 en SharePoint kun je toegang tot bestanden en dossiers toewijzen op basis van rollen en functies. Dit betekent dat medewerkers alleen toegang hebben tot data die relevant is voor hun werkzaamheden. Dankzij audit trails houd je bovendien inzicht in wie toegang heeft gehad tot welke documenten. Hiermee voldoe je direct aan de AVG-wetgeving en andere wettelijke eisen rondom gegevensbeveiliging.
Automatiseer opslag met slimme koppelingen
Werkprogramma’s zoals je boekhoud- of CRM-software genereren vaak rapporten, documenten of andere output die handmatig in een klantdossier wordt opgeslagen. Door deze systemen te koppelen aan je Microsoft 365-platform zorg je ervoor dat deze output automatisch in de juiste bibliotheek wordt opgeslagen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat dossiers altijd compleet zijn.
Vraag hulp bij een gerichte aanpak
Het inrichten van een toekomstbestendige omgeving vraagt om een strategische aanpak. Werk samen met een leverancier of adviseur die begrijpt hoe jouw kantoor werkt. Een partner zoals Irrus kan je helpen om de juiste stappen te zetten, in een tempo dat bij jouw kantoor past. Denk hierbij aan het ontwerpen van een digitale werkomgeving, het automatiseren van werkprocessen, en het trainen van medewerkers in nieuwe werkwijzen.
Conclusie: begin vandaag nog
Controle krijgen over je data is essentieel in een wereld waarin digitale werkprocessen steeds belangrijker worden. Door te kiezen voor een krachtig platform zoals Microsoft 365, afscheid te nemen van verouderde tools, en slimme koppelingen te realiseren, maak je een grote stap vooruit. Laat je begeleiden door experts om de overgang soepel te laten verlopen en leg de basis voor een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige werkomgeving.
Wil je weten hoe Irrus je kan helpen? Neem gerust contact op voor een (online) demo en ontdek de mogelijkheden.
