Het tijdperk van digitalisering biedt accountants voortdurend nieuwe mogelijkheden om hun werkprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen. Een belangrijk aspect hiervan is documentbeheer en digitale dossiervorming, een cruciaal maar vaak tijdrovend onderdeel van het werk van een accountant. Automatisering binnen SharePoint en Microsoft 365 biedt aanzienlijke mogelijkheden om tijd te besparen en fouten te verminderen. Dit artikel verkent hoe technologie kan worden ingezet om de werkprocessen van accountants te optimaliseren en inzicht in de klant te vergroten.
De uitdagingen in documentbeheer voor accountants
Accountants hebben dagelijks te maken met een grote hoeveelheid documenten zoals facturen, belastingaangiften en auditrapporten. Deze documenten moeten nauwkeurig worden beheerd, verwerkt en gestructureerd opgeslagen, waarbij fouten kunnen leiden tot ernstige compliance-issues. Bovendien kost het handmatig verwerken van deze documenten veel tijd en is het vatbaar voor menselijke fouten.
Automatiseringsoplossingen binnen Microsoft 365
Workflow automatisering
Door SharePoint, als onderdeel van je zakelijke Microsoft 365 abonnement in te richten als systeem voor documentbeheer, kunnen accountants direct profiteren van diverse automatiseringstools zoals Microsoft Power Automate en CoPilot. Deze tools stellen gebruikers in staat om routinematige taken zoals het ondertekenen van documenten, het verzenden van notificaties en het archiveren van bestanden te automatiseren. Dit vermindert niet alleen de tijd die aan deze taken wordt besteed, maar verlaagt ook de kans op menselijke fouten.
Slimme documentopslag
SharePoint biedt geavanceerde mogelijkheden voor het beheren en veilig opslaan van documenten. Door gebruik te maken van metadata en automatische tagging kunnen documenten snel worden gecategoriseerd en teruggevonden.
Datakoppelingen
Door verschillende systemen en softwareplatforms te integreren met Microsoft 365, kunnen datakoppelingen zorgen voor een naadloze uitwisseling van gegevens en documenten. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige invoer en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
Compliance en veiligheid
Microsoft 365 helpt bij het handhaven van compliance met wettelijke en interne richtlijnen door het instellen van beleid voor documentbehoud en toegangscontrole, essentieel voor gevoelige financiële data.
Kunstmatige intelligentie
Met CoPilot voor Microsoft 365 kan de waarde van klantdossiers aanzienlijk worden verhoogd. CoPilot biedt geavanceerde analysemogelijkheden en inzichten, waardoor accountants complexe datasets snel kunnen doorzoeken en patronen kunnen identificeren die met traditionele methoden over het hoofd zouden worden gezien. Door gebruik te maken van machine learning-algoritmen kunnen ze klantgedrag en financiële trends voorspellen, waardoor ze beter geïnformeerde en proactieve adviezen kunnen geven.
Praktijkvoorbeeld: Automatisering in actie
Een praktijkvoorbeeld van hoe automatisering het documentbeheer voor accountants kan vereenvoudigen, is door het SharePoint DMS te koppelen met de software van HIX. Hierdoor worden aangiften en publicatiestukken automatisch vanuit HIX opgeslagen in de juiste map van het klantdossier in SharePoint, zonder dat gebruikers iets hoeven te doen. Dit leidt tot een compleet en gestructureerd dossier in SharePoint en bespaart veel tijd doordat documenten niet meer handmatig geüpload of gedownload hoeven te worden vanuit veelgebruikte randapplicaties.
Conclusie
De diverse toepassingen en functies binnen Microsoft 365 en SharePoint bieden accountants aanzienlijke kansen om werkprocessen te optimaliseren. Deze technologieën besparen tijd, verhogen de nauwkeurigheid en verbeteren de compliance. Daarnaast bieden ze diepere inzichten in de toekomst van klanten, waardoor accountants sneller kunnen anticiperen op financiële trends en klantbehoeften. In een wereld waar fouten steeds minder ruimte krijgen, is automatisering essentieel voor een efficiënte en toekomstgerichte boekhoudpraktijk, waarmee de dienstverlening naar een hoger niveau wordt getild.
